書類整理6つのポイントと書類を増やさないコツ|会社、事務所、倉庫を片付けたいと純粋にお考えの経営者様社員研修に『片づけ。3S/5S』を取り入れたい方

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書類整理6つのポイントと書類を増やさないコツ

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「仕事がなんだかはかどらない」
「頭のなかが整理できない」
「何だかオフィスがいつも散らかっている」
「探し物ばかりしている」
「よくモノが放置されている」

こんなお悩みはありませんか?

そんな時は、書類の整理ができていないから、かもしれません。

書類の整理は、仕事の進捗状況を把握するためや
終わった案件と継続中の案件の気持ちを切り替えるためにも必要ですね。

今回はオフィスの書類についてです。

書類は日々増えていきますから、不要と判断したものはその場で捨てることを心がけなければいけません。
でも必要かどうかその場で判断できなかったら?

その繰り返しが前述のような悩みを抱えたオフィスになっていくのです。

今回はオフィス内に溢れかえる書類の整理法をお伝えします。

書類が多すぎて何から手をつけたらいいかわからない、あまり整理に時間をかけられないので効率的に終わらせたい、そんな時にはプロの力をご活用ください。

 

1.書類を要・不要に分けるルール作り

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書類を要・不要に分けるにはルール作りが重要です。

ルールが決まっていなければ個人の判断にゆだねられることとなり、結果「あとで何かあったら困るからとっておこう」となりがち。

しかも捨てる勇気がなくてとっておいた書類は収納にも困ります。
挙句、平置きしてしまいそれが重なって「書類で溢れかえったオフィス」になってしまいます。

まずは捨てるためのルールを決めること。

会社によってルールも違ってくると思いますが「この手の書類は原本だけ残してすぐに処分」「この書類は〇カ月保管」など明確にルール作りをすることで迷った末に捨てられない書類を劇的に減らすことができます。

特に書類に関しては個人で保管するよりもオフィス内の保管棚などに収納しておく方が何かと便利なこともあるはず。

ルールが決まっていれば収納もしやすく、見つけやすくもなります。

 

2.書類を整理するための6つのポイント

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ルールが決まったら次は書類の整理です。
書類を整理する際のポイントをまとめました。


1.不要な書類を処分する

何はともあれ不要な書類を処分しましょう。
とにかく捨てられるモノは全て捨てて必要な書類だけ残します。
どうしても決められない・判断に迷った書類は、一時保管ボックスに入れて期限を決めて処分します。

2.残った書類を分類する

必要と判断した書類を分類します。
社内で共通の分類法があればそれに従い、ない場合
例えば
●仕掛かりの書類
●終了した書類
といったように分類。

終了した後に保管が必要な書類については、保管期限を決めるなどしていつまでも棚にしまいっぱなしにならないようにして 書類が増えすぎないように管理します。


3.収納は必ず立てて

書類の保管に平置きは厳禁です。

無駄に場所をとるうえ、重なった書類は見つけにくく紛失しやすいからです。
必ず立てて保管できるようにクリアファイルやファイルケースなどは少し多めに用意しておきましょう。


4.使用頻度に応じた収納場所を

●仕掛かり中の書類はすぐに取り出せるところ

●終了後も一定期間保管が必要な書類は保管棚の下の方

●法定保存が義務付けられている書類はオフィス外の保管庫

などのように使用頻度を考慮して収納します。




5.ファイルにはラベルを

どのファイルにも簡潔で分かりやすい言葉でラベルをつけます。

クリアファイルもラベルか付箋で中にはどんな書類が入っているのかひと目でわかるようにしておきましょう。
なお、クリアファイルは1案件1枚。
1枚のクリアファイルに複数案件の書類を入れてしまうと探す手間がかかりますのでここは徹底して。



6.必要であればデータ化して保存

どうしても紙で保管しておかなければならないものは別としてデータで保存した方が良い場合はデータ化してしまいましょう。

紙ほどスペースも必要ないのでオフィスがスッキリします。

ただしデータ保存する際もちゃんと整理されていないと、かえって探すのに時間がかかるという事態になりかねないので、フォルダ内の整理も必須です。

 

3.書類を増やさないためのコツ

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せっかく整理して機能的に分類された書類。
もちろん定期的な見直しは必要ですが、書類を増やさないようにするにはちょっとしたコツがあります。


捨てる習慣を身に着ける

何でもかんでも捨てればいいというわけではありませんが、書類を増やさないように日頃から「捨てる」習慣を身に着けておくことも大事です。

アメリカの国際記録管理協議会(National Records Management Council・通称ナレムコ)によると

「事務員が見る書類の99%は作成から1年以内のもの」

という調査結果があるとのこと。

つまり仕事で使用する書類のほとんどは1年以内のもので、それより前の書類は100枚に1枚程度しか使わない、ということなんです。

であれば、1年以上前の書類は捨ててもそれほど差支えがない、と言えますね。

ルールを厳守する

先に決めたルールに則って処分するものはその場で処分しましょう。
あとで処分するつもりだったのに「ついうっかり」が重なって書類の山になっていた、なんてこともよく聞く話です。


個人のデスクに収納する書類は最小限に

仕事をするうえで必要な書類を手元に置いておきたい気持ちはよくわかりますが、他の人が見たい時に見られずコピーを取ることになってしまったら書類は増える一方。

コピーも用が済んだら捨てていたらいいのですが「もう少しとっておこう」という気持ちから、複数のデスクに同じ書類が収納されている状態に。

オフィスの書類はできるだけ共有の保管棚に収納することが基本です。

必要があってコピーした場合も用が済んだら速やかに処分しましょう。


必要な時に入手可能な書類は処分

つい持っておきたくなるカタログや取説。
オフィスで1部あれば十分だったり、そもそも見たい時だけ検索すれば特に不自由なかったり…。

必要な時にいつでも入手できるような書類は思い切って処分を。

見たい時に書類を探す時間より、検索したほうが早かったりします。

 

4.まとめ

「気が付くといっぱいになっている」書類は

●ルールを決め厳守する
●不要であればためらうことなく処分

これだけでもずいぶん減らすことができます。

それに加えて使用頻度を考慮して収納したり、きっちりラベルを付けて元に戻しやすくすることで探す手間もかなり短縮できるのではないでしょうか。

オフィスでは探し物に費やす時間が年間で150時間(書類だけで80時間とも)と言われています。

この時間が節約できたら残業時間ももっと減らせますし、オフィス内の無駄がなくなれば経費も節約できます。

ルールを明確化したことで前よりも気持ちよく仕事ができるようになったという声も聞かれて良いことばかり。

書類の片付けに取り掛かりたいけど何から手を付けたらいいかわからない、思うように時間が取れない、といった時にはぜひご相談ください。


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