事務所の片付けの手順とその意義|会社、事務所、倉庫を片付けたいと純粋にお考えの経営者様社員研修に『片づけ。3S/5S』を取り入れたい方

整理収納コンサルティング
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事務所の片付けの手順とその意義とは?

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今回は事務所の片づけです

一人の事務所、複数の人で使う事務所、様々な事務所があると思います。

基本は次に取り出せるようにわかりやすく収納する。
だれもがわかりやすいように整理整頓する。

事務所が散らかっていたり
使いにくいようでは

仕事の効率化も図れません
自信をもって対外的にアピールもできません

社員が片付ければコミュニケーションも生まれます。
年代の違う社員同士、仕事の一つとして取り組んでみてはいかがでしょうか?

少し大がかりになりますので前もって計画を立て、できるだけ多くの社員の予定をすり合わせるところから始まります。

予定だけではなく、どういう状態がゴールか、そのためにはどう動いたらいいのかといったことも予め決めて計画に盛り込んでおきましょう。

何より「片付け」がなぜ必要か、なぜ時間を割いてするのかを共有しておくこと。

ここが曖昧なままだと作業がはかどらないばかりか「きれいになったからOK」という誤った認識で作業を終える可能性もあります。

「片付け」はきれいにすることではありません。

今回は仕事が効率化できる事務所の片付けについてお伝えします。


どうしても迷ったり困ったりした時にはプロの力をご活用ください。

 

1.「片付け」と「きれいにすること」は全く違う

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例えば目の前に書類の山があったとして、それがあるために作業スペースが確保できないでいたとします。
そんな時には「この山がなければすぐに仕事に取り掛かれるのにな」って思ったりしますね。

確かに書類の山が目の前から消えてくれたら見た目にはきれいになりますが「片付いた」状態ではありません。

「片付け」は次に使う時にすぐに取り出せる状態にすること。

つまり
整理整頓をしたその先に「片付け」があります。

このようにただきれいにすることと片付けは全く違います。

まずはそれを共通認識として皆さんに持っていただいてからゴールを決めるのがいいのかなと思います。

次節からは実際にどういう手順で進めていけばいいのか順を追って解説いたします。

 

2.事務所の片付けの手順

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冒頭でも申し上げた通り、個人で使っているデスクと違って事務所の片付けは多くの人と協力し合って進めていく必要があります。
そのため予め計画を立ててから片付けに取り掛かるようにしないと時間ばかりかかってしまい、結局いつまで経っても作業が進まない恐れがあります。

ということでまずは計画を立てます。

1.片付けの計画を立てる

具体的には
●日程
●所要時間
●タイムテーブル
●片付けの範囲
●ゴールの状態
●参加人数
●必要に応じて係・担当 など

できたら多くの方に参加してもらえるよう、日程を早めにお知らせして各々の予定に組み込んでもらいましょう。

また当日は無駄な時間をかけないためにも、片付けるモノの要・不要の判断ができる方にも必ず立ち会ってもらいましょう。

2.当日までに各自のデスクを片付けておく

事務所を片付けるには小さいところから始めるとスムーズです。
個人のデスクなど小さいところは当日までに各自で片付けておきましょう。

良かったらこちらを参考に↓
使いやすさUP!オフィスデスクを片付ける4つのステップ

個人のデスクに入っていたけど事務所の共有部分に収納した方がいいかな、というモノは意外とあるものです。
1度の片付けでゴールに到達できるようにそれぞれ適切な場所に収納しましょう。

また、私物が事務所内にある場合もできる限り当日までに持ち帰るか、撤去しておくことも忘れずに。


3.片付け当日・まずは全部出し

とても骨が折れますし根気がいる作業ですが、
事務所内にあるモノ・収納してあるモノを全て(個人のモノ以外)出し、

会議室など少し広さのある場所に大きく種類別に分けながら並べます。

この時に明らかに不要なモノはその場で処分してしまいましょう。


4.種類ごとに使用頻度で分ける

ここで使用頻度によって分けていきます。
分け方は事務所内で都合の良い分け方で構いませんが、例えば

●毎日または週に数回使う
●1週間に1回くらい使う
●数週間〜1ヵ月に1回くらい使う
●数ヶ月〜半年に1回くらい使う
●1年に数回程度使うくらい
といった感じ。

なお、どこにも分類されないような不用品が出たら処分します。


どうしても要・不要の判断に困ったら「一時保管ボックス」などに入れておき、期限を決めて処分しましょう。


5.収納ケース・棚・場所の見直し

今までの収納方法で問題はなかったか、もっと仕事が効率化できる収納方法はないか、この機会に見直します。

特に使用頻度が高いモノは少ないアクションで取り出せるようにみんなで知恵を出し合いましょう。


6.収納

みんなで決めた通りに収納します。

収納は100%に詰め込まないで必ず余白を設けます。

目安としては70%までです。

7.ラベリング

「どうせまた入れ替えるから」というのはなしで、全ての収納場所にラベリングします。

収納は取り出すことも大切ですが「元の場所に戻す」ことも非常に重要です。

どうしたら確実に元の場所に戻してもらえるか考えながらラベルリングしていきましょう。

工夫できる点として

●文字だけでは分かりにくいなら写真も併用する
●間違いやすいものは色・フォントなどを駆使して正しい場所を認識してもらう

といったことも取り入れるといいかも知れません。


8.片付けた状態を維持するためどう習慣化するかを決めて周知

片付けは1回完了すれば終わりではなく、ずっとその状態を維持するため、また違う局面にも対応するために、定期的に片付けや見直しが必要になります。

個人単位であれば毎日10〜20分ほど時間を決めて行うこともできますが、多くの手が必要となる事務所単位であれば1〜2カ月に1回くらいがひとつの目安になります。

個人のデスクなどはどのくらいの頻度・時間で行うのか、事務所は持ち回りなのか全員で行うのか、といったことも決めておくことで維持しやすくなります。

ここまで終わったらようやく片付け終了です。
事務所を使う人全員のちょっとした意識改革ができたら、次からはあまり時間をかけずに済むと思います。



 

3.片付けの意味と意義

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冒頭でも申し上げた通り「片付け」と「きれいにする」ことは全く別物です。
きれいにするのは見た目だけでいいのですが、今後も使い続ける、しかも仕事が効率化できるように収納するなら機能的であることも求められます。

ただ片付けの効果は機能面だけでは決してありません。


片付けを習慣化した職場からは

●無駄がなくなって仕事が効率化された
●片付けが徹底されているとミスが少なくなる
●ケガが少なくなった
●セキュリティが良くなった
●チームワークが良くなり仕事面にもいい影響が出ている

といった声が聞かれます。

片付けというのはこれだけ大きな力を持っているんです。

 

4.まとめ

今回は事務所の片付けについてお伝えしてきました。

本当はそこまで時間をかけずとも片付いた状態であればこの記事も必要ないかも知れません。
ただみんなで集まってひとつの作業をすることは時間や手間のかかる悪い面ばかりでは決してありません。

今まで交流のなかった人と打ち解けられたり、思わぬ人の思わぬ一面を垣間見ることができたり、とポジティブなこともたくさんあります。

何より片付けが終わったあとは、みんな前向きな気持ちになれるので、仕事もプライベートもより充実したものになるかも。

あなたの職場でもぜひ「片付け」を取り入れて環境の整った気持ちの良い職場にしませんか。

迷ったり困ったりしたことがあれば私たちがお力になれます。
どうぞご活用ください。


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