オフィスデスクの片付け4STEP|会社、事務所、倉庫を片付けたいと純粋にお考えの経営者様社員研修に『片づけ。3S/5S』を取り入れたい方

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使いやすさUP!オフィスデスクを片付ける4つのステップ

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はじめに
オフィスでのあなたの机の上を会社の上司や取引先の人は見ています。
仕事ができる人は机の上も引き出しの中もすっきりと美しいものです。
仕事に早く取り掛かり、そしてなくし物もしない、自分の行動にすぐに移せる。

そんな机をあなたも目指しましょう。

文房具から書類、私物まで入ってしまう机なので、ぜひ整理整頓のテクニックをマスターして本来の仕事に力を入れてもらいたいと思います。

細々したモノで溢れかえっているデスク周辺は特に片付けが難しいとされるスポットです。
とは言え、デスクが片付いているかどうかで驚くほど仕事の能率が違うので、ここは少々時間がかかっても整理整頓しておくべき。

ただ「きれいになった」だけではあまり意味はなく

●いかに使いやすく
●いかにその状態を維持できるか

といったことがポイントです。

「何から手をつけたらいいのかわからない」なんて時にはプロに一度任せるのもひとつの方法です。

今回はオフィスデスクを使いやすく片付ける4つのステップと片付けの極意についてお伝えします。

 

1.まずは日程を調整

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いつ片付けるか日程を調整することで片付けの作業に没頭しやすくなります。
そして片付けの日を決めたらその前に「何も考えなくても捨てられるモノ」を予め捨てておきましょう。

そうすることで片付けの機運も高まりますし、当日の作業も少しラクになります。

片付けが苦手な方は、片付けの作業をどうしてもネガティブに捉えてしまうため、取り掛かるまでに時間がかかるということがよくあります。
決めた日までに少しずつ手を入れることで、めんどうくさいという気持ちが薄らぐこともあります。

同時進行でどう片付けたら使いやすく快適かも考えてみましょう。

「早く片付けの日にならないかな」なんて思えたら半分は成功です。

 

2.片付け当日 デスクの上や引き出しの中のモノをひとまとめ

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電話やパソコンなど動かせない物を除いて全部を出してひとまとめにします。

空いているスペースにブルーシートなどを敷いて並べていっても良し、会議室など大きめの机が使えるならそこでも良し。

この作業がなかなか大変ですが「デスクの上や引き出しがスッキリした状態」を実感できる行為でもあるのでここは頑張って。

●書類
●ファイル
●文具
●私物
など

ざっくりでいいので種類別に並べていくとその後の作業がラクになります。

 

3.ここで要・不要を見極め

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ずらりと並んだモノたちを見ていろんな感想を持つかと思います。
「多いなー」「もっとあるかと思った」「こんなの何で持ってたんだろう」

「こんなの何でー」というモノはすぐに処分できるかと思いますが、それ以外は使用頻度で分けてみましょう。

1.毎日(またはほぼ毎日)使う
2.週に1度は使う
3.月に1度は使う
4.数カ月に1度くらいなら使う
5.いつ使ったか定かではない

例えばこんな風に分けたら
●1と2はすぐに取り出せるところにしまう
●3は中ほどに
●4は引き出しの奥の方かデスクから離れたところ
●5は処分
といった感じで引き出しにしまいます。

処分に迷ったらデスクから離れたところに設置した「一時保管ボックス」へ

1〜3カ月程度様子を見て使わなければ処分しましょう。

デスクから離れたところに置くとわざわざ取りに行くほどの必要性を感じない限り使いませんよね。
どうしても必要なら取りに行きますから、そこで要・不要の判断ができるわけです。

 

4.仕分けに沿ってデスクへ

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自分で使いやすいように片付けていくわけですがその前に どうなっていたら使いやすいのかを考えておくことが肝心です。


1.作業スペースはどのくらい確保したいか

できるならデスク上は電話とパソコンのみが望ましいです。
が、仕事中は引き出しを開けることなく手にしたいモノもあるかと思います。

例えばいつも使っているペンとメモ帳はどうしてもデスクに置いておきたい、携帯は大事な連絡が入るのでしまいたくない、など。

数点程度なら場所を決めてデスク上に配置するのはありです。 あくまでも「使いやすい」ことが大事ですから。
ただし必ず定位置を決めて使い終わったらそこに戻すようにしましょう。



2.左右どちらの手で持つか

例えば右利きの方の場合なら
➔電話は左
➔携帯は右
➔ペンは右
➔メモ帳は左
などどちらの手で持つかによって配置が変わります。

左手を右の奥に伸ばして電話を取る、といった配置は非常に効率が悪いのでこの機会に改めておきましょう。



3.浅い引き出しには文具類、深い引き出しには書類


デスク上に配置するモノが決まったら次は引き出しです。

引き出しにしまう時の基本は

●浅い引き出しは細かい文具など
●深い引き出しは立てて収納したい書類
です。



4.それぞれを引き出しへ

前章のように

1.すぐに取り出したいモノは引き出しの手前
2.週に1回程度の使用頻度ならもう少し引き出しを引いたら取り出せる中ほど
3.月に1〜数回ほどの使用ならさらに奥

という風にしまいます。

この時、最初からトレーなどを使うよりも配置を決めてから収納グッズを決めた方がきちんと納まります。
収納グッズを先に決めると収納グッズを収納するための片付けになりかねないからです。

必要なモノはあとから買い足すこともできますし、なければないなりに知恵を絞ってかえって上手くいくこともあります。

まずはどれをどこに配置したら使いやすいかを考えて決めましょう。



5.さらに取り出しやすくするためにグッズを利用


ここでグッズを決めます。

とは言っても今は便利なモノがたくさんあります。
実は、 どれを選ぶかということはとても大事でとても難しいこと。 決まらなければ当面、滑り止めシートやビニールテープなどを代用品として使うことも検討しましょう。

使いやすく戻しやすいことが片付いた状態を継続できるコツです。
安易に妥協するより、多少時間がかかっても納得できるグッズを選ぶ方が継続につながりやすくもあります。

 

5.オフィスデスク片付けの極意

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何処を片付けるにも「要・不要を見極める力」はとても大切です。 ただ、誰もがこの力を十分備えているわけではありません。
それはある程度の経験や訓練が必要だったり、それぞれ得意・不得意があるから。

だからこそ苦手なことをどう補うか、という視点を持ちましょう。



1.モノを増やさない努力を


モノが少なければ片付けにそれほど苦労することもありません。

例えばペンを必要以上に所有している方。
気持ちはわからなくもありませんが、不要なモノが多ければ多いほど仕事の能率や質に関わってきます。
いつも使っているペン1本だけにするか持ってもせいぜい2本まで。
足りなければいつでも買い足すことができます。

また、自分が手放すことでそれを必要としている人の手に届くことだってあります。
執着するのは愛用品だけに。

2.空きスペースは持っておく

引き出しであれデスク上であれぎゅうぎゅうにはしないこと。
必ずスペースに余白を設けましょう。

見やすく片付けやすいのはもちろん「紛失」といったこともかなり少なくなります。

処分に迷ったモノを一時的に保管できるスペースがあればなお良し。



3.1日に1回、週に1回など日時を決めて不用品を捨てる


片付けは1度やったら終わりではありません。

整理された状態を保つためにも「終業前の5分」「週の終わりの20分」など日時を決めて不要なモノを捨てる習慣を身に着けましょう。

つい書類を平置きしてしまっても帰るまでに片付いていれば問題ありませんよね。



4.ファイリングの際には見出しを

書類を立てて収納するのは基本中の基本ですが、ただファイリングすればいいということではありません。

自分で必要な時にサッと取り出せなければ意味がありませんよね。

ファイリングとセットで見出しやタイトルをつけたり、ファイルの色である程度分けたりすればひと目でわかります。

そう「ひと目」が大事なんです。
自分がわかればそれでOKです。



 

6.まとめ

オフィスデスクは細かいモノが多いというだけではなく私物が混じっていたり、時にはお菓子や健康グッズが隠れていたりと、片付け方も一筋縄ではいかないかもしれませんね。

一度プロの目が入ることによってその後の片付けがラクになることもありますので、困った時にはぜひご一考ください。

習慣化という意味でも定期的な見直しや手入れは必要です。
仕事の効率化や質の向上のため片付けの重要性を今一度見直す機会になりましたら幸いです。

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