オフィス文房具のストック収納と管理で経費削減・業務効率化｜会社、事務所、倉庫を片付けたいと純粋にお考えの経営者様社員研修に『片づけ。３S/５S』を取り入れたい方
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| オフィスで使う文房具は種類が多く、形も大きさも様々です。 その上、それぞれストックがあったりして数を把握するのも大変、という声を伺うこともあります。 オフィスによってはストックを十分収納できるスペースの確保が難しいこともあるでしょうし、細かい文房具のストックが見当たらなくて余計に注文した、なんてこともあるかも知れません。 ですが、文房具のストックは、収納をしながら管理することが可能なんです。 今回はそんな厄介な文房具のストックについて ●文房具のストック管理のポイント ●オフィス文房具のストック収納の手順 ●文房具のストック収納や管理のメリット についてお伝えします。 オフィスの消耗品の収納や管理にお困りでしたら1度ご相談ください。 オフィスごとに最適な収納・管理方法のご提案をいたします。 |
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| まずはポイントを押さえて、できるだけ効率的に進めましょう |
| １．棚卸し |
| どのストックがいくつあるのか把握することはストック管理の第一歩です。
あちこちに散らばっていたら、全て一ヶ所にまとめて棚卸ししてください。 |
| ２．どのストックをどれくらいの頻度で注文しているか確認 |
| 収納スペースに合わせたストック量にするためにも消耗品の必要量は知っておきたいもの。
注文の頻度で必要量を推測します。 |
| ３．収納スペースを確保 |
| 大体のストック量がわかったら収納スペースを確保します。 オススメは一元管理ですが、オフィスによっては部署単位などの方が都合が良い場合もあるかと思います。 それぞれの事情に合った収納を前提に確保してください。 ここまでできたら収納です。 ただし、収納もただ収まればいいというわけではありません。 いかに管理しやすく適正量をストックするか、を考慮して収納しましょう。 |
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| 今回は一元管理を前提にお話しいたしますが、オフィスの事情に合わせて応用していただくことも可能です。 |
| １．1種類に1枚ずつ「発注カード」を用意する |
| 発注カードは ●品名 ●最低在庫量 ●できたらその文房具の写真 の3点が記載されていればだいたい役割は果たせます。 ですが、担当者によっては「もう少し情報を入れたい」という場合もありますので、その方の希望に合わせてもらえたらいいかと思います。 最低在庫量になったらその時点で発注カードを所定の場所に入れてもらい、担当者がカードをもとに発注することで在庫切れを防ぎます。。 写真を貼ると、品名でピンとこなくても視覚でイメージしやすいという効果があります。 |
| ２．確保したスペースに収納 |
| 使用頻度を考慮しながら収納していきます。
使用中のモノを手前、その奥にストック品という形態でもいいですし、スペース的にそれが難しい場合は使用中のモノと分けても良いでしょう。 その場合はラベルを大きくするなど、分かりやすく収納することがポイントです。 仕切り板やブックエンド、ビニールテープなどを使ってしっかり仕切るとストック量がひと目でわかります。 |
| ３．発注カードを配置 |
| それぞれ収納したストックごとに発注カードを配置します。 最低在庫量が意識できるように、手前にカードを設置するのもひとつです。 |
| ４．発注カード入れを用意 |
| 在庫が最低量になった時に担当者さんに発注してもらうため、発注カード入れを用意します。 棚・ラックの上や扉の前面など目につきやすいところであれば、カードが入っていることが確認しやすいのでオススメです。 |
| ５．ラベリング |
| ストックの種類ごとにラベルを貼ります。 ここでも写真を使って品物が直感的にわかるようにすると、さらに時間短縮が期待できます。 |
| ６．ルール決め・周知 |
| 文房具のストック管理はオフィス全体で運用することになるので、ルールを決めて周知させることが大切です。
●文房具は使用後必ず所定の場所に戻す ●ストックが最低在庫量になったら発注カードをカード入れに挿す など、「わからなかったから在庫切れになった」ということがないように徹底しましょう。 |
| ７．運用上、問題がないか注意しながら様子見 |
| 最低在庫量は適正か、ストック収納はわかりやすいかなどを見ながら1〜2ヵ月運用します。 問題点があれば改善、また必要な収納グッズはこのタイミングで購入してください。 |
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| これまでも片付けや収納の大切さをお伝えしてきましたが、トヨタ自動車の部品管理方法を応用した上記のこの方法は、今では広く使われており、もはや消耗品管理のスタンダードと言えそうです。 そして「カンバン方式」と言われるこの手法にはメリットしかないんです。 |
| １．過剰在庫・在庫切れがなくなる |
| もちろん、最初に決めた最低在庫量が適正であればという前提ではありますが、ルールが徹底されれば 「ないと思って発注した後に見つかった」 「在庫がなくなっていたことに気付かなかった」 などのミスが最小限に抑えられます。 必要な時に必要な分だけ発注、というのは正に理想ですね。 |
| ２．経費削減 |
| 「１」にも関係してきますが、無駄がなくなれば経費だって削減できます。 たかがボールペン、たかがクリアファイル、と侮っていたとしても、結局「ちりつも」で大きな無駄になりかねません。 無駄なストックが増えることで、収納スペースを圧迫して通路をふさぐようなことがあってはケガのリスクだって高くなります。 |
| ３．業務の効率化 |
| 必要な文房具をいちいち探していては仕事の量だけでなく、質にも関わってきます。
例え、少し離れたところに保管されていたとしても「そこに行けばある」ことは、集中力を切らさずに業務に当たる上で大切なことです。 |
| 「そんなことしなくても今までなんとかやってきたから」と、ついつい後回しにしてしまいがちな消耗品の収納や管理。 終わってみたら「もっと早くやっておくべきだった」という方もたくさんいらっしゃいます。 というのも会社によっては経費が大きく削減された、というところもあって、今までいかに無駄が多かったかを実感されることも多いからなんです。 ボールペン1本だって大事な会社の資産です。 無駄にしていいモノなんてひとつもありませんよね。 文房具など消耗品の収納や管理のご相談も承ります。 丁寧なヒアリングでそのオフィスに最適な収納・管理法をご提案いたします。 |
